Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process
Datenschutzerklärung für Bewerbungen bei der RR Software GmbH, Am Bahnhof 1, 38899 Hasselfelde
Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.
Falls sich bei Ihnen Fragen ergeben, können Sie sich bei unserem zuständigen Datenschutzbeauftragten melden: datenschutz@antrago.de.
1. BegriffsbestimmungenDiese Datenschutzerklärung beruht auf den Begrifflichkeiten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Nachfolgend möchten wir Ihnen einige wichtige Begriffe näher erläutern:a) „Personenbezogene Daten“ sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Informationen, die nicht mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden (anonym), sind hingegen keine personenbezogenen Daten
b) „Verarbeitung“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
c) „Betroffene Person“ ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten, von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden.
d)„Verantwortliche“ sind die natürlichen oder juristischen Personen, Behörden, Einrichtungen oder andere Stellen, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheiden.
e) „Auftragsverarbeiter“ sind juristische oder natürliche Personen, die im Auftrag des Verantwortlichen personenbezogene Daten verarbeiten.
2. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts ist:
RR Software GmbH
Am Bahnhof 1
38899 Hasselfelde
Telefon: 039459 7323 - 10
Telefax: 039459 7323 - 99
E-Mail: bewerbung@antrago.de
Internet: www.antrago.de
Geschäftsführung: Dipl.-Ing. Ralf Rössler, Dr. Mirjam Rössler
Registergericht: Amtsgericht Stendal
Registernummer: HRB 109114
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@antrago.de.
3. Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im BewerbungsverfahrenSollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, gemäß Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG.
Mit dem Absenden einer Bewerbung an uns bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/Bewerbung nutzen und speichern.
Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:
- Name (Vor- sowie Nachname)
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer (optional)
- LinkedIn-Profil (optional)
- XING-Profil (optional)
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie u.a. ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc.
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeitende aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Personen Zugriff.
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.
4. Dauer der SpeicherungSollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, gemäß Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG.
Mit dem Absenden einer Bewerbung an uns bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/Bewerbung nutzen und speichern.
Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:
- Name (Vor- sowie Nachname)
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer (optional)
- LinkedIn-Profil (optional)
- XING-Profil (optional)
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie u.a. ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc.
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeitende aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Personen Zugriff.
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.
4.1 Talent Pool mit EinwilligungWenn wir von Ihnen eine nachweisbare Zustimmung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO i. V. m. Artikel 7 DSGVO erhalten, nehmen wir Ihre Daten in den „Talent Pool“ für 24 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens auf. Dies hat für Sie den Zweck etwaige weitere interessante Stellen zu identifizieren. Dies gilt beispielsweise auch für Bewerbungen auf einen Ausbildungs- oder Praktikumsplatz.
Sie haben jederzeit das Recht, ihre Einwilligung zu widerrufen, siehe: „7. Widerspruch oder Widerruf gegen die Verarbeitung Ihrer Daten.“
5. AuftragsverarbeiterFür unser Bewerbungsverfahren verwenden wir Microsoft Teams, Outlook sowie Personio.
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio SE & Co. KG (https://www.personio.de/impressum/), welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet, betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, mit welchen ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt. Personio setzt auf die Dienstleistungen von Amazon Web Services (AWS) als Hosting Provider. Alle unsere Daten für Bewerbungen sind dadurch auf ISO/IEC 27001 zertifizierten Servern in Frankfurt gespeichert und verlassen nicht die EU.
Mehr zum Themenbereich des Datenschutzes: https://www.personio.de/datenschutz/#sicherheitsrichtlinien-
Eine Verarbeitung von den Bewerberdaten durch Outlook und Microsoft Teams in den USA ist aktuell durch den Angemessenheitsbeschluss im Juli 2023 datenschutzrechtlich erlaubt, da Microsoft unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist. Demnach hat Microsoft sich diesen Anforderungen unterworfen, ist diesbezüglich auf der aktuellen Liste verzeichnet (https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search) und erfüllt somit aus Sicht der EU als Unternehmen ein ausreichendes Datenschutzniveau.Mehr zum Themenbereich des Datenschutzes: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA
6. Betroffenenrechte
Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Ansprüche an die Geschäftsführung oder unseren Datenschutzbeauftragten (datenschutz@antrago.de).
a. Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft nach Artikel 15 DSGVO über Ihre personenbezogenen Daten verlangen, die wir speichern bzw. verarbeiten.
b. Recht auf Berichtigung
Sollte Ihnen auffallen, dass Sie betreffende Daten unrichtig sind, so können Sie deren unverzügliche Berichtigung nach Artikel 16 DGVO verlangen. Unverzüglich bedeutet dabei ohne schuldhafte Verzögerung seitens des für die Verarbeitung Verantwortlichen.
c. Recht auf Löschung / Recht auf „Vergessenwerden“Sie können nach Artikel 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
d. Recht auf Einschränkung der VerarbeitungSie haben nach Artikel 18 DSGVO das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
e. Recht auf DatenübertragbarkeitWenn die Voraussetzungen des Artikel 20 Absatz 1 DSGVO vorliegen, steht Ihnen das Recht zu, sich Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an Dritte auszuhändigen.
f. Beschwerderecht bei der AufsichtsbehördeIm Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht gemäß Artikel 77 DSGVO bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt:
Herr Albert Cohaus (als Vertreter im Amt)
Otto-von-Guericke-Straße 34a
39104 Magdeburg
Telefon: 03 91/818 03-0
E-Mail: poststelle@lfd.sachsen-anhalt.de
7. Widerspruch oder Widerruf gegen die Verarbeitung Ihrer DatenWenn Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten im Talent Pool erteilt haben, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen, nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben.
Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen, Art. 21 DSGVO. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, was von uns jeweils bei der nachfolgenden Beschreibung der Funktionen dargestellt wird. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.
Sie können Widersprüche und Widerrufe an die Geschäftsführung oder unseren Datenschutzbeauftragten (datenschutz@antrago.de) richten.
8. DatensicherheitWir stellen aufgrund technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem aktuellen Stand der Technik sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten vor unzulässigen Dateneingriffen wie beispielsweise Datenverlust, Zerstörung, vorsätzlichen Manipulationshandlungen oder Zugriff von unberechtigten Dritten geschützt werden.
9. Abschließende BestimmungenWir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden.
Für einen erneuten Besuch unserer Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung für Bewerbungen können Sie auf https://www.antrago.de/datenschutz/ die Datenschutzerklärung unserer Webseite einsehen.
Stand: 14.12.2023